شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) مقادیر قابل اندازه گیری هستند که نشان می دهند شرکت چقدر به طور موثر به اهداف کلیدی تجاری دست می یابد. سازمان ها از KPI برای ارزیابی پیشرفت و موفقیت خود در دستیابی به اهداف استفاده می کنند.
به زبان ساده، KPI هدفی است که برای رسیدن به آن تلاش می کنید. برای سادگی، بیایید به این مثال نگاه کنیم: شما صاحب یک غرفه سیب هستید و برای سودآوری در این ماه، باید 1000 سیب بفروشید، بنابراین، شما KPI خود را فروش 1000 سیب در این ماه تعیین می کنید. خواه 250 سیب در هفته باشد یا تمام 1000 سیب را در 3 روز اول بفروشید، KPI شما باید به 1000عدد سیب برسد. هنگامی که هفته دوم برنامه است و 550 سیب فروخته اید، می توانید به KPI خود نگاه کنید و بدانید که آیا در مسیر رسیدن به هدف خود هستید؟
به عبارت ساده KPI مقدار قابل اندازه گیری است که برای ارزیابی میزان موفقیت یک فرد یا سازمان در رسیدن به هدف استفاده می شود.
در کسبوکارها، شاخصهای کلیدی عملکرد میتوانند سطح بالایی داشته باشند یا برای یک بخش یا فرد خاص مشخص شوند. KPIهای سطح بالا معمولاً به عملکرد کسب و کار شما به عنوان یک کل نگاه می کنند، مانند دستیابی به یک میلیون دلار درآمد تکراری سالانه در یک سال مالی. وقتی فرآیندهایی را که مختص بخشها، واحدهای سازمانی یا تیمها و افراد هستند را بررسی میکنید، اینها KPIهای سطح پایین می باشند.
ویژگی های یک KPI خوب
یک KPI خوب واقع بینانه، ساده و آسان برای اندازه گیری است. در اینجا چند نکته برای تنظیم شاخص های کلیدی عملکرد KPI خوب وجود دارد.
الف) شاخص های کلیدی عملکرد باید با استراتژی کلی کسب و کار و نتایج همسو باشند. استراتژی کسب و کار فراگیر باید همان چیزی باشد که KPI های شما را مشخص می کند.
ب) KPIها باید قابل اجرا باشند. هنگامی که KPI خود را تنظیم کردید، باید گام هایی را که برای رسیدن به آن بر دارید و معیارهایی که در طول مسیر اندازه گیری خواهید کرد، مشخص باشد. اگر راهی برای رسیدن به آن نداشته باشید KPI چه فایده ای دارد؟ همچنین شایان ذکر است که KPIها نباید سؤالات اضافی را تحریک کنند، آنها باید دقیقاً برعکس عمل کنند: الهام بخش عمل باشند.
پ) KPIها باید واقع بینانه باشند. توصیه خوب این است که از کوچک شروع کنید. KPIهای بزرگ و بلند – اگرچه ممکن است روی کاغذ خوب به نظر برسند – اگر از ابتدا غیر واقعی باشند، به شما یا تیمتان لطفی نمی کنند.
ت) KPi ها باید قابل اندازه گیری باشند. هنگامی که KPI را تنظیم می کنید، از خود بپرسید: برای رسیدن به چه چیزی تلاش می کنید؟ نتیجه نهایی مطلوب چیست؟ جدول زمانی چیست؟ به یاد داشته باشید که اضافه کنید: چگونه KPI های خود را اندازه گیری کنم؟ اغلب اوقات، یک ابزار BI یا تجزیه و تحلیل راهی عالی برای ردیابی پیشرفت شما در برابر KPI است. به این ترتیب، می توانید یک معیار ایجاد کنید و به راحتی و به سرعت پیشرفت خود را در تجسم داده ها مشاهده کنید (و آن را با دیگران در تیم خود یا در سراسر سازمان خود نیز به اشتراک بگذارید! ما یک تیم مبتنی بر داده را دوست داریم!)
نحوه تنظیم KPI برای تیم و شرکت خود
بیایید نگاهی به اصول اولیه تنظیم KPI بیندازیم:
برای تنظیم KPI بهتر است از ترکیبی از KPIهای شناختهشده صنعت و اهداف منحصر به فرد سازمان خود بهره گیرید.
مهم است که به یاد داشته باشید که KPI ها نوعی ارتباط هستند. هنگامی که یک KPI می نویسید، قوانین اساسی ارتباط را در نظر داشته باشید: اطلاعات مختصر، واضح و مرتبط بیشترین تأثیر را دارند.
بیایید نگاهی به مثالی از یک KPI بد در مقابل یک KPI خوب بیندازیم.
در اینجا یک KPI بد وجود دارد: امسال پول زیادی کسب کنید.
چرا این یک KPI بد است؟ برای شروع، فوق العاده مبهم است. آیا “پول زیاد” 10 هزار دلار است یا 1 میلیون دلار؟ هیچ اقدام قطعی وجود ندارد که بتوانید آن را به KPI خود گره بزنید. مقدار مشخصی وجود ندارد که بررسی کنید آیا به هدف خود رسیده اید. همچنین در عمل هدف قابل اندازه گیری ندارید تا بتوانید پیشرفت خود را پیگیری کنید.
مثالی از یک KPI خوب:
افزایش 25 هزار دلاری درآمد ماهانه
چرا این یک KPI خوب است؟ به این دلیل که مقدار دلار و بازه زمانی که در آن امیدوارید به آن دست یابید را مشخص کرده اید. با یک KPI دقیق مانند این، شما یک واحد اندازه گیری دارید که میتوانید پیشرفت خود را ردیابی کنید، و میتوانید اقدامات خاصی را که قرار است برای دستیابی به KPI خود انجام دهید را تدوین نمایید.
برای ایجاد استراتژی برای نوشتن KPI، با اصول اولیه شروع کنید:
بدانید اهداف سازمانی شما چیست
چگونه برای دستیابی به آنها برنامه ریزی می کنید
چه کسی می تواند بر اساس اطلاعات عمل کند
با تکرار و توسعه، درک بهتری از این که کدام فرآیندهای تجاری می تواند در داشبورد KPI باشد حاصل می شود.
استفاده از چارچوب SMART برای تعریف KPI شرکت
ممکن است از خود بپرسید: “چگونه شاخص های کلیدی عملکرد شرکت خود را اندازه گیری کنم؟” یکی از راههای اندازهگیری عملکرد KPI، استفاده از چارچوب SMART است.
چارچوب SMART چیست؟
Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Timeframe = SMART
بیایید مخفف SMART را تحلیل نمائیم:
آیا هدف شما مشخص است؟
آیا میزان پیشرفت در رسیدن به اهداف قابل اندازه گیری است؟
هدف واقع بینانه تعریف شده قابل دستیابی است؟
هدف چقدر با سازمان شما مرتبط است؟
بازه زمانی دستیابی به این هدف چیست؟
اگر میخواهید چارچوب SMART را گسترش دهید، میتوانید با افزودن ارزیابی و ارزیابی مجدد به مراحل اندازهگیری، آن را هوشمندتر کنید. KPI ها نباید یکباره باشند – شما باید به طور مداوم KPI های خود را ارزیابی کنید تا مطمئن شوید که آنها قابل دستیابی و در مسیر هستند.
جهت ایجاد تنظیم KPI و اهداف استراتژیک برای سازمان خود با دپارتمان سیستم و استراتژی شرکت مهندسی مشاور مدیران یکتا در ارتباط باشید.